WARTA, NUNUKAN — Tim Penggerak Pemberdayaan dan Kesejahteraan Keluarga (TP PKK) Kabupaten Nunukan terus meningkatkan kualitas tata kelola organisasi melalui penyempurnaan sistem administrasi umum, administrasi keuangan, dan pengarsipan. Upaya ini juga dibarengi dengan penerapan sistem digital untuk memastikan pelaksanaan program lebih tertib, efisien, dan akuntabel.
Sekretaris I TP PKK, Tuti Juliati, menjelaskan bahwa administrasi umum harus dijalankan secara sistematis agar setiap kegiatan kelembagaan memiliki dasar yang jelas. Administrasi tersebut mencakup penyusunan, penomoran, penandatanganan, hingga distribusi dan pengarsipan surat. “Jenis surat yang dikelola antara lain surat keputusan, surat biasa, surat pengantar, surat edaran, surat kuasa, surat tugas, hingga piagam penghargaan,” terangnya.
Ia menambahkan, setiap surat harus melalui alur ketatausahaan yang tepat, mulai dari penyusunan konsep oleh sekretaris atau ketua pokja, proses paraf, hingga penandatanganan resmi oleh ketua sesuai kewenangan. “Akurasi administrasi menjadi dasar keberhasilan program PKK. Karena itu, seluruh surat keluar dan masuk wajib dicatat, distempel, dan diarsipkan dengan baik,” ujarnya.
Sebagai bagian dari modernisasi tata kelola, TP PKK juga mulai menerapkan administrasi elektronik, termasuk tanda tangan digital yang diakui secara hukum untuk mempercepat proses internal.
Transparansi keuangan diperkuat
Di bidang keuangan, bendahara memegang tanggung jawab utama dalam perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, dan pertanggungjawaban. Sumber pendanaan PKK berasal dari APBN, APBD provinsi maupun kabupaten/kota/desa, swadaya masyarakat, serta bantuan lain yang tidak mengikat.
Setiap pengeluaran harus mendapat persetujuan ketua TP PKK. Sementara itu, pengajuan anggaran wajib melalui rapat pleno sebelum disampaikan kepada instansi pemberi dana. Surat Pertanggungjawaban (SPJ) ditandatangani bendahara dan diketahui ketua sebagai bentuk keterbukaan. “Kami memastikan setiap rupiah digunakan tepat sasaran untuk mendukung program PKK,” kata Juliati.
Pengarsipan fisik dan digital diperketat
Juliati menegaskan bahwa sistem pengarsipan menjadi komponen penting dalam administrasi PKK. Sekretariat bertanggung jawab mengelola seluruh arsip, baik fisik maupun digital, dengan aturan ketat bahwa arsip tidak boleh dibawa keluar tanpa izin resmi. Arsip disimpan berdasarkan klasifikasi masalah, nomor surat, dan tahun terbit. Saat ini, sebagian arsip mulai dialihkan ke format digital untuk meningkatkan efisiensi.
Arsip dibagi dalam dua kategori, yaitu arsip biasa dan arsip rahasia. Pemusnahan arsip dilakukan minimal lima tahun sekali oleh tim khusus dan harus disertai berita acara resmi.
Untuk mendukung kelengkapan administrasi, TP PKK mewajibkan enam buku utama yang harus tersedia, yakni:
-
Buku Daftar Pengurus dan Kader
-
Buku Agenda Surat Masuk dan Keluar
-
Buku Keuangan
-
Buku Notulen
-
Buku Inventaris
-
Buku Kegiatan
Melalui penguatan sistem administrasi, keuangan, dan pengarsipan, TP PKK Kabupaten Nunukan menargetkan kinerja organisasi semakin profesional, transparan, dan mampu memberikan pelayanan maksimal kepada masyarakat. “Administrasi yang baik adalah fondasi PKK yang kuat,” tutup Juliati.
